La digitalización avanza rápido, pero con ella surge una pregunta clave para las empresas: dónde están sus documentos y qué leyes rigen sobre ellos. Muchos negocios almacenan información en servicios como M365, iCloud o Google Drive. Sin embargo, esta práctica plantea dudas sobre soberanía, jurisdicción y trazabilidad, elementos centrales para cumplir con la normativa europea.
El debate no es menor en un contexto en el que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la factura electrónica obligatoria en operaciones B2B y la entrada en vigor del AI Act sitúan el control documental en el centro de la estrategia empresarial.
Nube con IA: entre la comodidad y el control
Los grandes proveedores ofrecen agilidad y colaboración, pero no garantizan soberanía de datos. Frente a esto, surgen modelos de gestión documental en cloud soberano con inteligencia artificial, que permiten decidir dónde se alojan los archivos, auditar accesos y definir políticas de retención.
Desde OpenKM señalan que la clave está en integrar la IA dentro del perímetro de seguridad de cada organización. De este modo, los procesos de clasificación, búsqueda o automatización documental se realizan sin exponer la información a servicios externos, lo que reduce riesgos y facilita el cumplimiento legal.
Cumplir el RGPD con inteligencia artificial
Para compatibilizar la IA con la normativa, es necesario garantizar la residencia de los datos en la UE, documentar la cadena de tratamiento, aplicar criterios de minimización, establecer políticas de seguridad por roles y definir un calendario de retención. Con estas medidas, las organizaciones pueden explicar con transparencia a clientes y auditores dónde están sus documentos y bajo qué condiciones son tratados.
Un bufete con varias áreas de práctica sufría duplicidades de archivos y pérdida de tiempo en búsquedas. Tras implantar un sistema documental en cloud con IA, logró estructurar la información por cliente y asunto, automatizar clasificaciones y aplicar flujos de revisión y firma. En pocas semanas, el despacho pasó de no localizar expedientes a gestionarlos con evidencia documental, reduciendo tiempos y mejorando auditorías.
Una cuestión estratégica para las empresas
En un escenario donde la inteligencia artificial será motor de productividad, el debate no gira en torno a adoptarla o no, sino a cómo hacerlo sin perder el control de la información. Frente a la comodidad de servicios generalistas, los modelos de gestión documental en cloud soberano con IA se perfilan como una alternativa que combina innovación y cumplimiento normativo.
